信息化系统管理平台助推企业管理提升

信息化系统管理平台助推企业管理提升

天津大沽化工股份有限公司

引言

天津大沽化工股份有限公司,前身为天津大沽化工厂,始建于1939年,于20043月完成股份制改造。主营业务有氯碱化工和石油化工两个板块。公司以食盐电解为基础,生产烧碱、聚氯乙烯树脂、环氧丙烷、液氯、合成盐酸等;以乙烯、笨等石化产品为工业路线,生产苯乙烯和ABS树脂、EPS等产品。

2017年公司员工总数为4120人,总资产138.24亿元,销售收入132.19亿元。利税总额3.9亿元,20094月,“红三晶”牌烧碱、聚氯乙烯产品被国家工商总局认定为中国驰名商标,公司自200671日年起一直被评为天津市高新技术企业。

信息化系统管理平台项目建设背景

1.1 信息化应用基础

党的十八大中央即提出了“坚持走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路,推动信息化和工业化深度融合”,作为氯碱化工企业我们也深深感到应用信息技术改造传统产业的必要性。一直以来公司注重计算机技术的应用,从2002年起财务开始应用金蝶财务管理软件,2003年至2008年公司先后自行开发应用了生产调度管理系统、人力资源管理系统、地磅管理系统、质检分析系统、液体物料自动装卸系统、物流管理和视频监控等软件管理系统,计算机技术在生产系统得到较为广泛的应用,但是在经营领域,在采购、仓储、销售管理上还没有系统应用,即在生产与经营两个领域计算机技术应用水平发展不均衡。

1.2 公司管理需要

1.2.1 新老厂区管理需要

2008年开始,公司在临港工业区建设新厂,新上50万吨/年苯乙烯和40万吨/ABS装置,2010年建成陆续投产,到2012年全部投产。新厂区距离老厂区10公里,由于专业处室管理力量大部分集中在老厂区,所以在信息沟通存在不方便之处。

1.2.2 数据统计需要

老厂区由于生产控制系统信息化应用水平较高,在管理环节,经营环节信息化应用水平明显滞后于生产,领导决策需要管理数据、经营数据需要时,需要做大量统计工作,而且需要耗费一定的时间,造成统计数据的滞后。

1.2.3 成本核算需要

财务每月成本核算完全由各分厂手工统计数据上报,汇总齐全后由财务人员手工计算,工作量大,成本核算往往需要一周左右时间。而且如果出现差错需要逐个分厂报表查找,数据没有共享,查问题速度也很慢。

1.2.4 经营管理需要

在物资采购、产品销售环节问题比较突出,由于采用传统纸质审批、线下流程的传统采购销售管理模式,业务流程和结果的透明度存在一定的局限性,必然出现一些技术性问题,如采购价格不透明,销售业务存在货款赊欠领导无法及时发现,销售价格不透明等,由于缺少公共平台作为监控手段,基层领导无法方便的监控每笔业务,高层领导过问得不到及时准确的采购和销售情况信息,信息统计滞后不能做到监督及时和全覆盖,造成企业利益有不同程度流失情况。

建立公开透明生产经营数据信息共享平台,成为企业理顺管理流程、提高信息透明度、加强管理,提高经济运行效率迫切需求。

信息化系统管理平台建设内涵和主要做法

2.1 成果内涵

20127月公司经过比较开始与金蝶软件公司接触调研及设计ERP系统实施方案,并于201315日首先上线了金蝶K/3系统供应链管理模块。以后陆续上线了固定资产管理模块、成本管理模块、生产管理模块、设备管理模块等,同时实现了金蝶K/3-ERP系统对以前自主开发管理软件系统的整合集成。

2012年第三、四季度:项目组成立,进行需求调研,确认运行流程及开发方案;2012年第四季度:进入系统开发阶段,进行硬件准备及供应链管理模块上线准备;2013年第一季度:供应链模块上线进入试用阶段;20136月固定资产管理模块上线试用;2014年第一季度成本管理模块上线试用;2015年三季度合同在线审计上线试用;201712月生产管理、设备管理模块上线试用;20183月付款流程审批上线试用。

围绕企业经营系统核心流程和主导业务开展工作,以核心业务开始梳理完善业务流程,规范基础数据,整合各系统,实现从原料采购、销售接单、质量管理、仓储管理、出厂发货、财务结算和成本核算等主要业务活动的业务、数据、管理一体化。金蝶K/3系统帮助企业实现财务、业务的集成管理。实现财务管理从会计核算型向经营决策型转变,实现财务集中、全面预算、资金管理、核算管理、成本管理以及财务报告等。协助企业全面管理整个供应链网络,包括采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等。在线审计实现物资采购从申请、逐级审批、合同签订的全流程线上操作,提高了合同管理效率,尤其采购合同高效审批更有利于业务部门更快更准抓住市场机会。

实现公司生产、采购、销售、质检、仓储、财务核算等业务的产销一体,物流、资金流、信息流三流同步,达到全面控制生产,保证产品质量,降低生产和经营成本,实现企业效益最大化的目标。

通过实施金蝶K/3系统供应链管理的应用,公司采购和销售业务都在ERP系统线上操作,彻底取消线下操作业务流程。采购业务从采购申请审批流程、采购合同审计、采购到货验收入库、发票勾稽、采购付款、生产领料出库、成本核算,全部在系统中运行;销售环节从销售订单、付款、发货、过磅、库存管理都在系统运行。通过客户信用管理,实现采购环节货到付款,销售环节实现款到发货。解决了以往价格不透明,业务操作不规范,缺乏有效监管手段,无法同步及时掌握采购和销售全貌的情况。

2.2构建信息化平台整体构架

2.2.1 自主开发软件管理系统

1)地磅管理系统。通过与汽车衡通讯采集汽车过磅数据,与物流系统整合,接收其通知单,有过磅数据汇总、统计功能。

2)质检管理系统。实现对检验指标和质检报告单的统一管理,依据指标以及检验数据自动生成物料检验等级,记录所有检验数据,统计汇总等。系统规范了质量检测的管理,提供了质量数据的可追溯性,也为其它系统如生产系统提供了同步数据报表。

3)液体物料自动装卸系统。把液体物料装卸和过磅结合起来,并采用计算机监控系统,监控系统还和企业的管理系统结合。从质检处获得产品质检报告单,从销售系统获得发货计划单或者从采购系统获得到货通知单,和仓库库存管理也相结合,自动装卸系统不仅完成自动灌装和称量,还完成企业管理系统出入库环节。

4)生产调度管理系统。生产调度管理系统对我企业40余套生产控制系统进行整合,实现了企业主要生产流程的实时数据显示、报警和历史数据显示,建有实时数据库,目前生产调度管理系统成为连接控制系统和管理系统的桥梁,其投用提高了调度信息管理的技术水平,丰富了调度信息应用的范畴,实现了信息的有序传递和共享,将单纯数据变为活信息,实现资源共享,优化管理模式,大幅度提高了调度生产管理的工作效率和工作质量。

5) 全厂视频监控系统。通过多年建设,公司建立了监控中心和分控中心,通过光纤连接,在监控中心设立大屏幕,实现对老厂区和临港分厂的实时视频监控。已覆盖主要危化品储罐、重大危险源、重要设备都安装了摄像监控点,包括储运处灌区、氯碱分厂、液氯包装、VCM分厂、PVC分厂、PO分厂、热电分厂、临港分厂等区域,在厂区大门、路口也安装了摄像头监控点。

6)物流系统。针对流程性行业特点以及供应链的主要业务需求,自主开发了涵盖产品的质检入库、产品销售、发货、出库,大宗原料的采购、到货计划、过磅、质检入库等主要业务流程的软件系统。

2.2.2 应用K/3各功能模块

配置K/3网络服务器及计算机,实现各项模块标准管理功能。财务管理,K/3的应用帮助企业财务管理人员加强应收应付业务管理,提供发票、收款、付款、退款、票据、结算、对账、坏账处理等全面的往来业务流程管理,以及凭证自动生成、到期债务预警、与总账和往来单位自动对账等综合业务管理功能,进行K/3财务报表开发、销售表单优化。提供账龄分析,收付款分析,趋势分析等管理报表。

1)财务会计模块。财务会计模块主要包括总账、报表、应收款、应付款等。总账:财务会计系统的核心,以凭证处理为中心,进行账簿报表的管理。企业所有的核算最终在总账中体现。报表:帮助用户快速、准确地编制各种个性化报表。应收账款:通过销售发票、其他应收单、收款单等单据录入,对企业的往来账款进行综合管理,及时、准确地提供往来账款余额资料,提供各种分析报表。应付账款:以卡片为基础,新增、清理、变动,计提折旧,掌握企业当前固定资产的数量与价值,追踪使用状况,加强企业资产管理,提高资产利用率。

2)供应链模块。供应链模块主要包括:采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、质量管理、供应商管理。

采购管理:采购申请、采购合同、采购订单、收料通知单、购货(费用)发票。销售管理:销售订单 、发货通知单 、销售出库单 、销售发票 。库存管理:外购、产品入库、销售出库、生产领料、调拨。存货核算:外购入库核算 、存货估价入账核算、材料出库核算、自制入库核算、产成品出库核算。

3)固定资产模块。固定资产模块主要包括资产购置、在建工程管理、资产管理。资产购置:通过资产购置申请、资产采购订货、资产检验、资产验收、采购发票处理以及期末凭证处理等功能综合运用的系统,实现了从资产申请、资产采购到资产购置结算等完整的资产购置信息管理。在建功能:工程项目建立、资产领用、费用归集、竣工确认、费用分配、转固定资产卡片以及期末凭证处理等功能综合运用。资产管理:固定资产的基础资料设置、卡片的管理维护、计提折旧、资产报表、自动生成凭证等

4)成本模块。我公司的成本核算采用实际成本法,主要包括期初成本调整、产量归集、费用归集、成本计算、报表查询、期末结账。以前期投产的成本对象、数量、 部门信息等变更,需要对期初在产品数量、成本进行调整。投入产量录入、 完工产量录入、投入产出报表、在产品盘点录入。费用从总账中引入、材料费用、人工费用。

5)系统设置模块。系统设置包括系统设置、初始化、基础资料、用户管理和日志信息五大部分。系统设置可以对各个系统的参数进行集中设置和管理。初始化主要是对各个系统进行初始化数据的录入操作。础资料主要是对各个系统的基础资料进行设置和管理。用户管理用于用户管理以及功能授权、字段授权和数据授权。日志信息用于查看系统 “日志信息”。

6)在线审计。在线审计的运行,实现物资采购从申请到付款的全流程线上操作,实现了对采购业务的精细化管理,为以后对接在线付款流程做好坚实的基础。在线审计采用多级审核的管理模式,做到公开、公正、公平、透明,采购合同和采购订单执行的流程化和正规化,保证信息查询及时性和准确性。

7)线上付款流程。线上请款付款审批流程,解决了原来线下付款大量的审批签字程序,提高财务采购销售联动工作效率。业务部门(市场部和机动处)根据合同约定条件,首先在K3系统中发起请款申请,经市场部科长、主管副部长、部长、预算员、公司经营副总审核后提交到财务处,财务处会计接到申请后生出付款单,经主管副处长,处长审核后,出纳付款,出纳打出付款凭证,并将交付金额注明,然后在付款凭证上签字。

8)生产管理模块——生产任务管理系统。生产任务类型:提供多种生产任务单产生模式,包含确认、下达、挂起、结案等多种任务状态,为生产管理部门提供业务处理和生产管理的有效工具。

生产任务变更管理:生产管理人员可对计划生产数量、生产部门、计划开工/完工时间、超收/欠收比例、入库上限/下限、受托加工单位等信息进行变更。

任务单汇报管理:提供灵活的生产任务汇报方式,可以按班组、操作工、设备、生产线进行汇报,并支持同时汇报、多次汇报,按不同角度统计、分析生产任务执行情况。

9)设备管理模块。设备档案管理:提供设备档案的建立和维护功能,包查询设备的原值、折旧、净值等资产情况,了解设备使用年限的分布情况,有针对性地加强设备管理工作。设备维护管理:提供设备点检、保养、润滑、维修管理规程的建立和维护功能,建立规范化的设备管理制度。设备事故管理:提供设备事故登记,分析事故原因及改善措施,并跟踪后期改善措施的实行情况的功能,通过对设备事故的分析,改善管理,预防事故的再次发生。设备维修管理:提供完整的设备请修、维修计划、维修工单、维修记录、维修验收的设备维修管理流程,确定维修项目和备件耗用情况,对于周期性的维修计划自动确定下次的维修日期的功能,加强设备的维修管理。备件的实际出库反写维修记录的备件耗用。

2.2.3 数据开发利用情况

1)采购系统报表。通过自动生成的采购方面的各种报表,进行采购订单ABC分析、价格分析、供应商供货质量分析,根据不同的采购标的、采购金额等因素选择不同的的采购寻源方式,从而达到降低采购成本,提高采购效率,优化采购过程的目的。

2)销售系统报表。通过自动生成的销售毛利润报表、产品销售增长表、产品销售流量表、产品结构表,利用这些数据分析渠道库存、预测渠道的进货量,指导制定销售策略、提高公司的核心竞争力。

3)财务系统报表。自动生成资产负债表、利润表、成本核算汇总表等,通过财务数据分析,降低财务运营风险,降低运营成本,完善财务管理体系,实现强化管控能力和决策能力。

4)质检系统报表。可通过自动生成物料等级及各个部门需要的质检报表,录入的检验数据同步显示提供给生产操作岗位,获得生产数据的趋势判定。

5)仓存系统报表。自动出入库流水账、物料收发汇总表、库存账龄分析表、库存ABC分析表等,通过对库存数据的分析,实时掌控库存的情况,平衡生产和销售的关系,降低库存资金。

6)生产管理系统。物料清单管理、产品配置管理、工程变更(ECN)管理、工艺路线管理、替代物料处理等生产基础数据管理功能,以及成本物料清单查询、物料清单比较、物料清单变更呆滞料分析功能,规范生产数据的基础管理;生产任务管理、生产任务变更、生产任务改制、生产投料、生产领料、生产物料报废、生产任务汇报等生产业务流程管理。

7)设备管理系统。全面清晰的掌握设备的使用和维护状况,提供更完整、全面的设备资产管理方案。

信息化系统管理平台建设实施效果

通过ERP供应链系统的应用,实现了采购、质检、仓储、销售、出库、发货、仓库核算等业务一体化流程无缝连接,以信息流驱动业务流,同时实现业务与财务核算一体化,提高经营系统管理效率。

通过ERP系统其他资产管理、成本管理、生产管理、设备管理、合同在线审计、在线支付审批等各管理模块的应用,公司各系统业务均实现信息化,极大的提高了公司生产经营管理效率,提高了经济运行的透明度,尤其是各项业务通过不同授权公司专业管理部门和高管层能及时看到,便于及时了解和监督,提高了各经营部门自律的自觉性,与ERP系统实施前相比采购价格水平明显降低,销售价格水平明显提高,综合效益体现明显。

大沽化工股份有限公司通过ERP管理平台的实施,产品成本和各项费用都有明显的降低,每年产生效益在1亿元以上。实现了由粗放管理向精细管理的转型,提高了公司市场反应速度、生产效率和管理效率,增强了市场竞争力,为公司实现高质量发展奠定了基础。。

结语

结合以上各系统建设,公司建立了《信息化系统操作规程》及《信息化系统管理办法》并发布实施,明确了信息化系统数据信息管理的职责、过程及办法,对信息编码、修改、结账时间节点和考核进行了细化,对指导业务人员操作,强化监督管理起到促进作用,极大的提高了人员素质,为企业发展奠定良好基础。

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